[封面报道]规范院办工作流程 提升行政效率

明确的职责和工作程序，是提高医院行政效率的有效途径。嘉兴市中医医院的院办工作流程实现了医院院办行政工作的规范化管理，对众多医院的管理规范化有着一定的借鉴意义

一、院办工作职责
1. 在院长、副院长领导下，负责全院的文秘、行政管理和科室之间的协调工作。
2 . 安排各种行政会议，做好会议记录，负责拟定医院的工作计划、总结和有关文件，并负责督促院部各项方针、政策、措施和各项决定的贯彻执行。
3. 做好行政类文件的收发、登记、编号、传阅、收回及保管工作，针对文件内容，提出拟办意见，对上级机关和有关单位的通知及时汇报有关领导。并请示办理意见。
4. 领导有关人员做好印鉴、打字、复印、外勤、联络、群众来信来访处理、参观及来宾的接待等工作。
5. 负责行政总值班人员的排班，主持职能科室晨会交班，安排机关科室日常工作，督办各项行政事务，及时听取各职能部门意见和建议。
6. 督促全院规章制度的制定、汇编与贯彻落实，组织有关人员进行劳动纪律查岗。
7. 协助院级领导处理日常行政事务工作，经常与职能科室沟通。

二、医院办公室工作流程图（具体见下文）

三、总值班管理

1. 院总值班由院领导、职能科室有关人员参加，负责处理非办公时间的医务、行政和临时事宜，及时传达、处理上级指示和紧急通知，签收机密文件。院办负责安排每周总值班人员名单，并提前告知值班人员。
2. 值班时间：每天正常上班时间以外的时间，均由总值班负责。
3. 值班期间要负责检查夜间工作人员的工作情况。
4. 值班人员要严格坚守工作岗位，如巡视病房或有事离开值班室时，要及时将去向告诉电话总机值班员，以便寻找。
5. 值班期间发生的重要问题，如值班人员无力解决，要立即向有关领导汇报。
6. 做好值班记录，于第二日上班后向院办公室交班，简要通报值班情况。
7. 值班人员有权组织人员集中力量解决临时发生的问题，有权调用医院机动车辆。
8. 交接班前做好室内清洁，认真做好固定资产交接班，不得有脱岗现象。

四、公章使用管理

（一）常规盖章的项目由院办主任制定，超出常规的项目由分管领导批示。

（二）医院公章由院办公室作为机密件专人管理，并掌握使用。使用公章（文件除外）一律登记。

（三）医院名义上报、外送、下发的文件、资料、报表等，凭院长或分管院长签发原件加盖公章。

（四）工作证、结业证、离退休证、职务（称）聘书等，由主管部门统一办理。

（五）以医院名义签订的合同、协议、订购单等，审计部门审计后凭主管院长批准签字后方可盖印。

（六）因公出差、联系业务等必须凭证明时要经主管领导批准方可开具。

（七）院领导工作用章（私章）必须经本人同意方可使用。

（八）私人取款、取物、挂失、驾驶员办证等，需用单位介绍信，由院办主任批准并严格登记手续。

（九）各科室部门公章应安排专人保管，并制定使用办法，严格审批和登记制度。

（十）凡私盖医院公章或利用公章舞弊者，一经发现即予扣除责任人当月10%～20%绩效工资。私盖部门公章，由部门给予处罚，造成的一切社会责任由部门承担。

五、档案借阅制度（略）

六、车辆管理制度

1.医院公务车的证照及稽核等事务统由院办负责管理、调度，由车队主管调派、维修、检验、清洁等。服务调度原则：先急后缓，重大公务优先。

2.本医院人员因公用车须于事前向院办申请调派；院办依重要性顺序派车。不按规定办理申请，不得派车。

3.每车应设置“车辆行驶记录表”，使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符。使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。院办每月抽查一次。发现记载不实、不全或未记载者应上报人事部，做相应的扣分处分。

4．公务车原则上仅为现职院领导的公务活动服务；上级领导来院用车、院部接待的专家、教授来院用车，其他特殊情况用车，可酌情调配安排。严禁公车私用行为。

5.服务调度程序：① 原则上，出车人须凭出车单用车。②有服务需要者，需先告知院办室，由院办公室据实际情况灵活安排，同时开具出车单。③院领导城区用车，特殊情况下，可直接叫车，由出车司机于出车途中电话报告办公室，以便掌握动向；回院及时补开出车单。④长途用车，须凭出车通知单出车，原则上须提前一天通知办公室安排。⑤使用人应在出车通知单上签名确认里程及费用。⑥科室及个人用车须经分管院领导批准，再报院办。

七、来宾接待流程

医院办公室安排好医院的来宾接待任务，有计划、有步骤地协调相关职能部门和临床科室完成好接待任务。具体接待程序如下：

1. 确定来访对象的身份、人数及停留时间。清楚其身份是上级单位、平级单位还是下级单位，确定接待的食、宿待遇级别，并做好联系工作。
2. 确定来访对象到达时间、到达地点、交通工具。
2. 将来访对象行程目的进行性质分类：来访性质分为工作检查、学术讲座、技术指导、会议交流、参观学习五类。
3. 根据来访对象行程目的性质确定出面接待的分管领导，列出有必要参与接待或陪同工作的职能部门和临床科室，并提前做好与各科室的沟通、协调工作。
4. 根据来访者时间安排制作接待《任务行程表》，以确保接待工作紧张有序进行。
5. 把《任务行程表》告知来宾，便于来宾充分准备。
6. 告知相关部门，协调做好接待工作。

八、会议管理（略）