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开会也需要技巧--让会议“瘦身”

【 2005-10-15 发布 】 美迪医讯
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医院里的党委会、民主生活会、院长办公会、医院例会等等实在很多,据统计,我国每天召开各种会议的次数大约是3亿次,如果我们的时间有1/4耗费在会议上,那就应该考虑提高会议的效率了。

实际上,开会总是时间和人力的耗费,所以应该计算成本。日本大阳工业公司每次开会都用以下公式计算成本:会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×开会时间(小时),这是因为劳动产值高于平均工资,所以要乘以3,又因为参加会议中断正常工作,所以损失要以2倍计算。如此算来,开会的成本的确很高。如果我们每次会前都计算成本并由召集单位支付的话,可能会议次数会大大减少。

只有出现以下几种情况才可以考虑开会:必须依靠集思广益才能解决的问题;按常规步骤来不及决定的事情;需要做出决定的事;发生重大变革和实行新方法时;会议对参加者具有训练价值和激励作用或容易在会议上接受的决定。

怎样提高开会效率,建议从以下几个方面做起:
●保证会议要有内容,明确要解决的问题,开门见山,直奔主题。
●及时开会,在需要做出重要决策时应立即召开,以保证有充分的时间采取行动。
●支持人和参会者都要守时。如有迟到者,像联想公司规定的那样,在会场当众站立几分钟,下次很少有人愿意再吸引大家的视线。
●主持人在会前明确通知会议目的、程序、时间、地点,让参会者有所准备;正式会议,还要把议程发给参会者。
●出席讨论和决策的会议人数以5-7人为最佳。出席会议超过20人,只能通报情况或布置工作,更多的人只适合于报告会和表彰会。
●一般会议时间以1小时为宜,大型报告会也不应超过2个小时。生理学家认为,脑力的最佳状态只能保持45分钟,人在生理上产生疲劳感的临界点是1小时。
●会议的重要原则是议事不议人,不要轻易按照少数服从多数的原则确定最后方案。
●会议要创造出一种宽松、坦诚的气氛,有利于思想的交流与沟通,提高会议效率。
●会议结束前要做总结,建议行动方案,明确责任和规定期限,不能落实的会议是无效的。
如果想缩短会议,一是临下班开会;二是站着开会;三是限定会议时间,到时就鸣铃;如果做不出决议,说明这个问题不适合在会议上解决。
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