开会也需要技巧--让会议“瘦身”

医院里的党委会、民主生活会、院长办公会、医院例会等等实在很多，据统计，我国每天召开各种会议的次数大约是3亿次，如果我们的时间有1/4耗费在会议上，那就应该考虑提高会议的效率了。

实际上，开会总是时间和人力的耗费，所以应该计算成本。日本大阳工业公司每次开会都用以下公式计算成本：会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×开会时间（小时），这是因为劳动产值高于平均工资，所以要乘以3，又因为参加会议中断正常工作，所以损失要以2倍计算。如此算来，开会的成本的确很高。如果我们每次会前都计算成本并由召集单位支付的话，可能会议次数会大大减少。

只有出现以下几种情况才可以考虑开会：必须依靠集思广益才能解决的问题；按常规步骤来不及决定的事情；需要做出决定的事；发生重大变革和实行新方法时；会议对参加者具有训练价值和激励作用或容易在会议上接受的决定。

怎样提高开会效率，建议从以下几个方面做起：
●保证会议要有内容，明确要解决的问题，开门见山，直奔主题。
●及时开会，在需要做出重要决策时应立即召开，以保证有充分的时间采取行动。
●支持人和参会者都要守时。如有迟到者，像联想公司规定的那样，在会场当众站立几分钟，下次很少有人愿意再吸引大家的视线。
●主持人在会前明确通知会议目的、程序、时间、地点，让参会者有所准备；正式会议，还要把议程发给参会者。
●出席讨论和决策的会议人数以5－7人为最佳。出席会议超过20人，只能通报情况或布置工作，更多的人只适合于报告会和表彰会。
●一般会议时间以1小时为宜，大型报告会也不应超过2个小时。生理学家认为，脑力的最佳状态只能保持45分钟，人在生理上产生疲劳感的临界点是１小时。
●会议的重要原则是议事不议人，不要轻易按照少数服从多数的原则确定最后方案。
●会议要创造出一种宽松、坦诚的气氛，有利于思想的交流与沟通，提高会议效率。
●会议结束前要做总结，建议行动方案，明确责任和规定期限，不能落实的会议是无效的。

如果想缩短会议，一是临下班开会；二是站着开会；三是限定会议时间，到时就鸣铃；如果做不出决议，说明这个问题不适合在会议上解决。