控制方法的应用艺术

文/陈绍福 苏维

管理者在实施控制职能过程中，不仅仅是履行责任，还需要掌握和运用控制的艺术，选择适宜的控制方法，真正达到控制的目的，常用的控制方法有七种：

组织控制方法

组织控制就是为实现组织的共同目标，对有关组织活动进行调节和管理。组织控制是达到组织目标的“中介力量”，是对被控制对象进行约束的重要条件。

组织控制是组织的重要功能之一。组织在希腊文中的原意是和谐、协调，组织控制的主要作用有：规定每个人的责任；规定各成员间的关系；调动组织内每个成员的积极性。因为组织是一个群体，是一个为了共同目标和利益汇集起来的组合体，所以组织内的每个成员对这个群体都承担着一定责任。

组织控制的功能作用

一是整合功能，通过一定的组织形式，能够把分散的个人“整合”为一个有机整体，并消除人们之间的矛盾和冲突；

二是导向功能，通过组织规范的作用，将人们的行为导向预定目标，消除人们行为方向的不确定性；

三是约束作用，通过一定的组织规范、组织措施，如组织命令，使组织成员的行为受到约束，缩小其行为的可能性空间；

四是耦合功能，通过一定的组织形式使不同人之间的利益高度耦合起来，化为统一的组织目标；

五是强化功能，通过带有强制性的组织措施和组织命令来激励或约束人们的行为，激励是正强化，使被控对象的行为风发，约束是负强化，使被控对象和行为收敛。

组织控制的合理结构

组织控制的有效性，首先取决于组织形式的有效性。建立有效的组织形式，并把被控对象纳入这种形式之中，是组织控制的重要基础。

加强组织控制，必须使组织结构优化，更好地发挥组织的整体功能。要搞好组织结构优化，必须解决好四个问题：管理幅度问题、是结构中的层次问题、各层次的工作单位如何划分才算最佳、各单位的职责
与权限的划分。

组织控制的规章制度

在管理活动中，要保证组织控制的有效性，就需要一定的组织规范，组织规范越完备、越合理，被控对象的可控性就越高，就越容易实施控制。

组织控制的奖惩方法

在现代组织管理过程中，有奖有罚，可以鼓励上进，鞭策落后；但是，奖惩必须要充分考虑利益原则、考核原则、择优原则、通盘原则、条件原则、制度原则等。

组织奖惩的作用在于强化被领导者现实性行为空间中的正行为，消除负行为。在实施奖惩时，特别需要注意：一是奖惩要做到公正无私；二是奖惩要公平；三是奖惩要及时；四是奖惩要适度；五是有奖有惩，恩威并重等。组织控制活动中还是以奖为主，采用评比、立功、授奖、劳模、岗位能手、杰出青年等活动，对人们作出的成绩及时给予精神或物质上的奖励。

目标控制方法

目标控制实质上是激励技术，它是通过上下级一起来确定共同目标，使职工从中受到激励，并把确定的目标具体化，在实施过程中及时检验，对实施结果进行评价。目标控制着眼点不在于过程，而在于结果，根据最后达到的目标和完成的效果来评估下属的优劣。

目标控制是在20世纪70年代产生并逐渐推广应用的。过去，人们习惯于“危机管理”和“压迫式管理”，然而目标控制既重视人的因素，发挥人的主观能动性，又重视科学管理，讲究科学的分工与合作以及工作效率，把人的物质需要和精神需要统一起来，促使工作、组织、人三者协调配合，以期达到预定的目标。

目标控制重视人的主体性，表现在最广泛地动员全体职工参与管理，由上下级领导和群众一起协商，共同制定管理目标，进而将目标层层分解，确定上下彼此间的成果责任，以进行成果控制、自我评核，最大限度地调动组织和职工的积极性。

为了做好目标控制，必须做到：确定好目标；健全目标体系；保持各种目标的一致性；建立有效的奖励制度；建立完善的反馈系统。

目标控制过程的开始是确定目标和分解目标，之后是检查和评估目标，其程序主要为四个环节：目标的制定与展开；以标准来衡量工作即检查目标完成情况；目标成果的评定与考核；鉴别偏差和改进工作。目标控制是一个反馈系统，只有随时根据信息反馈来调整各种偏差行为，才使控制过程顺利进行。

预算控制方法

预算是管理控制活动中广泛运用的一种方法，是用数字形式编制的未来一定时期的计划。利用预算，管理者可以衡量部门生产经营情况和效益好坏，有利于管理者对各部门工作进行评价和控制。
由于预算是对计划的表述，是一个组织在一定时期内有计划活动的表现形式，因此，预算总是与各部门的计划工作联系在一起。预算不仅以货币为表现形式，有时也用产品单位数量或时间数量来进行预算，概括起来，有三种类型：与财务活动相关的预算、与业务管理相关的预算、与预算变化特征相联系的预算。

预算控制在很大程度上就是财务控制，具有全面控制的约束力。对组织来说，经营效果需要靠经济尺度来衡量，预算就是将管理活动贯穿在表格形式中，通过预算报表反映组织经营状况，便于管理者及时了解服务量、成本、利润、资金利用率、投资回收率等各种指标的消长情况，以及在实现目标过程中用于资源的全部费用。

在预算控制操作中，比较典型的应用方法有：

第一，费用专控目标体系。这是全控网络管理为了达到全控目的而设置的一个独立的目标体系，是由组织单项（难点）费用指标和无程序性的随机费用指标组成的目标体系，这些专项控制费用量大、面广、随机性强，在预算中很难进行有效控制，因此需要采用专控目标体系方法，强化管理。

第二，定额管理。定额是组织及职工从事生产活动时，在人力、物力、财力利用方面应该遵守的标准。定额管理包括“人定岗、岗定责、资定额、额定分、分计奖”，这是把定额的考核执行情况与经济利益结合起来，全面考核，有奖有罚。利用定额管理的目的，是为了尽可能减少消耗，完成更多的工作量。
进行财务控制，除了最常用的预算方法外，还有些是通过统计、审计、专题报告分析、盈亏平衡点的分析等方法进行的，这些是与预算控制方法相配套的非预算控制方法。

质量控制方法

以质量为本的控制方法

在组织中，处处都以质量为中心，因为员工们是不可能把他们所干的工作与质量分开的。要是向他们问起人事工作，他们会讲质量；问起现场销售，会讲质量；问起目标管理法，他们也会跟你大谈目标质量控制法。

全面质量控制方法

全面质量控制是组织为了以最经济的方法研制、生产和提供用户满意的产品和服务，动员、组织全体职工综合运用科学技术和现代化管理方法，建立起一整套质量管理体系、手段、方法所进行的活动。全面质量控制方法具有控制对象的全面性、控制范围的全面性、控制人员的全体性、控制方法的多样性、控制重点的超前性、控制标准的稳定性等特点。

“零缺陷”的质量控制方法

“零缺陷”是美国B·克劳斯比提倡的质量管理法（简称“QM”法）的主要内容，把缺陷发生额减少到零，是“QM”追求的目标。“零缺陷”运动，以完全消除工作缺点为目标，其含义是依靠劳动者自身，想方设法消除工作中的缺点，通过每个劳动者的积极性，以达到提高产品或服务质量、降低成本、增加效益的目的。

以质取胜的产品质量控制方法

质量是满足人们需要的特性，涉及到人们需要的各个方面，但最根本的还是产品质量，因为它是人们需求的核心利益，对它的需求最大；所以，优良的产品质量，是组织赖以生存的基础。

工作质量控制方法

工作质量是指组织在经营管理、技术、组织等方面工作的质量水平。工作质量是产品质量的保证和基础，包括两方面内容：经营决策工作质量、现场执行工作质量。常用的工作质量控制方法有：完善质量保证体系和质量责任制，实行质量否决权；重视产品设计，加强产品设计与试制过程中的质量控制；以顾客为中心，尽最大可能满足客户需要，不断提高服务质量。

激励控制艺术

激励控制的功能在于使人们的行为自动导向特定目标，或者使人们的行为自动按照领导目的或意图发生变化。激励控制的这种定向控制功能，来源于人们的物质需要和精神需要以及这种需求与领导目标或社会目标的一致性。

常见的激励控制的方式有：目标激励、物质刺激、荣誉激励、信任激励、数据激励、情感激励等。这些激励方式需要在应用过程中因人、因地、因时制宜，选择最合适的方式来激励人的行为。

激发职工的内在潜力需要运用好激励要则：一是为职工创造平等竞争的工作环境；二是重视精神支柱的力量；三是切实加强民主管理；四是丰富职工的业余文化生活；五是重视关怀的作用；六是注意疏导“不满”心理；七是表扬为主，正面激励。激励成功的标志就是看人的积极性是否调动起来，调动积极性是激励的主要目的。

在实施激励控制时，应坚持以下原则：一是实事求是；二是物质鼓励和精神鼓励相结合；三是民主平等；四是以诚相见、与人为善、尊重和爱护他人。我们还需要注意：避免用恐惧手段来威吓下属；强化下属优点，弱化其缺点，不断开发下属的创造力；工作细致，不忽略细节；不以自己的习惯或模式强求下属；尽量少用“说教式规劝”，要率先垂范，以行动来影响人；尽量避免“惩罚式训戒”；掌握下属的能量极限，激励时既要防止“不及”，又要防止“过度”。

除此之外，还要牢记激励十戒：一戒下属完成任务，却奖赏他的上级或其他人；二戒期望下属样样都行，十全十美；三戒强调过程，忽视结果，觉得下属只要一心一意工作就行了；四戒忽视下属创造性思考，不虚心接受群众的合理建议；五戒工作进展顺利时，却横生枝节，或指手画脚；六戒只看小事，不重大节；七戒高高在上，好为人师；八戒处处揽权，不敢放手；九戒心胸偏狭，不容“异己”；十戒只强调计划、组织的重要，而忽视人的合理要求。

协调控制艺术

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