浅谈提高医院档案管理水平的措施

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。医院档案资料，是研究和借鉴医院发展历史经验的重要参考资料，对研究医院的学术、技术进步经验，推动医疗卫生事业的发展都有重要的参考价值［1］，对做好医院档案管理工作，具有十分重要的意义。但是，在当前医院档案管理工作中，普遍存在着资料归档不系统、归档资料连续性差、归档资料不完整等现象，严重阻碍了医院档案管理工作的开展，对医院整体水平的提高也带来不可忽视的不利影响。 
 
1  医院档案管理水平低的原因 

1.1  档案意识淡薄 
由于历史原因，绝大多数从事医院档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，许多人对档案的知识了解不够，对档案是信息的认识程度不够。有些人认为档案就是用过的资料，与工作关系不大，没有必要过分地抓，甚至有的医院领导从不过问档案管理情况。各种原因导致医院档案工作者对档案管理的责任心不强，致使日常许多重要的档案材料流失。 
 
1.2  档案资料收集不全 
很多医院更多注意到收集医院发展的各种红头文件，忽略了其他方面的档案信息，如医务人员从事医务活动中形成的各种资料、学术活动的情况报告，发表的各种论文和进行科研课题，很多人认为这是医务人员自己的劳动成果，没有必要收集归档，一旦这些医务人员调离或退休，相关资料就会“人走茶凉”，一笔宝贵的档案资料将白白流失。鉴于以上种种原因，许多医院的档案资料零星不全，不能真实准确地反映历史。 
 
1.3  观念落后，创新意识不强 
由于档案工作效益的滞后性，大多数档案工作者认为档案工作只不过是管理承办过的文件而已，不了解档案工件的内容、性质与任务，更不了解档案事业的发展具有社会化、系统化和专业化的特点，认为只要立卷、归档、鉴定、保管等一系列环节完成后，基本上就“万事大吉”了。在工作中，习惯于“坐等待收”的服务方式，对遇到新情况、新问题胸中无数，不善于捕捉社会新信息，难以开创档案工作的新局面。 
 
1.4  对电子档案的管理缺乏应用的专业技术能力 
随着档案管理的数字化，电子文档应运而生，这些文档在归档过程上无论从载体形式、归档办法，还是从本质属性、来源等方面都与纸质文件有很多不同。电子文档是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限，人们可以在机器上随时方便地复制电子文档，这样，“文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来”这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用，便成为档案界一系列的新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。对这些课题，大多数档案管理者无力应付。另外，档案管理者没有受过专业培训，对于电子文件整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等，缺乏足够的应付能力。以上各种原因严重制约了医院档案的发展，要想摆脱困境，使档案管理步入科学合理的现代化的轨道，就要从档案管理者的能力入手。 
 
2  提高医院档案管理水平的措施 

2.1  制订合理的档案管理制度 
首先，医院各级领导必须从思想上深刻认识档案管理工作的重要性，认识到将本机构运行完毕的资料有序地分类归档、编号保存，不仅有利于工作的连续性，有利于对既往资料的考证、利用，而且也是反映自己任内政绩的实据。档案室要建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。其次，各科的专兼职档案管理者要负责日常资料的收集与整理，将档案建设工作贯穿于整个医院管理中，以强化档案管理者的档案意识。再次，要建立有效的激励机制，将档案建设作为各科兼职档案员的年度考核内容之一，以激励他们的工作热情，促进档案事业的完善发展。 
 
2.2  完善机构，健全网络 
医院档案管理的组织建设是开展档案管理工作的重要保证。档案部门设置是否合理，直接关系到医院档案工作的成效，同时也在一定程度上反映了医院的管理水平。为了便于档案管理、有利于档案综合利用，从促进资源共享的角度出发，医院应设立全院综合档案室，配备专职档案员，并成立医院档案综合管理领导小组和监督小组，监督指导全院档案工作的资料收集、立卷归档、开展利用等工作。同时，医院应积极创造条件建立较为规范的各类档案库房，对于性质特殊的档案，如人事档案、病案和设备档案都应另设专门的档案库房，并指定专人管理。在医院各科室配备兼职档案员，负责本科室档案资料的收集整理，并定期向医院综合档案室移交。 
 
2.3  加强档案管理者的职业道德修养，增强责任心 
档案管理者的职责就是维护档案的完整与安全，做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏是指对档案保管的完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。不丢指要保证档案绝对安全，不致因工作疏忽而使其遗失或被窃。不散是指档案保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便。不乱，就是要求档案保管整齐规范，有据可循、有目可查［1］。档案管理者在工作之余必须加强理论学习，提高档案方面的理论修养，充分认识档案的价值，增强档案管理工作的责任心和法制观念。 
 
2.4  增强创新意识，强化服务观念 
建立档案的最终目的是为了利用。了解到这一点，那种“做客待客”的服务方式就应及早消除了。跟随时代的步伐，档案者要建立开发档案信息资源的意识，并积极付之行动，要在平时加强各类档案的编研工作，对档案进行系统加工整理，形成“档案超市”。主动领导服务，主动为医教研服务。 

2.5  掌握计算机操作的技能，建立信息网络 
在信息飞速发展的今天，档案管理现代化已成为不容置疑的事实，作为新时代的档案管理者，必须具备超前的意识,要熟练掌握计算机应用的基本知识，要学会建立各类档案数据库,提高计算机对档案信息的采集、著录、检索、传输、服务的工作力度。将档案内容分门别类输入计算机，既可以节省场地，还具有检索快捷、方便、高效等优点，使查寻档案材料费时费力的原始劳动变为在几分钟内便可解决的问题，而且还可以有直观的、多种多样、真实感强的立体效果。同时，借助于录放机、监视器、多媒体电脑技术等手段，可以使档案信息在现代化机器设备中快捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。档案管理手段的现代化成为医院管理现代化和办公自动化的有力支柱。